จ้างบริษัททำความสะอาด vs จัดทีมแม่บ้านเอง ต่างกันอย่างไร? คู่มือสำหรับองค์กร
องค์กรที่ต้องดูแลสำนักงาน อาคาร โรงงาน หรือสถานประกอบการ มักมีสองทางเลือกหลัก คือจัดพนักงานทำความสะอาดภายในเอง หรือใช้ผู้ให้บริการภายนอกแบบ Outsource ทั้งสองรูปแบบมีข้อดี ข้อจำกัด และภาระการบริหารต่างกัน จึงไม่มีคำตอบเดียวว่ารูปแบบใดเหมาะกับทุกองค์กร
บทความนี้เปรียบเทียบทั้งสองแนวทางในมุมของบุคลากร ต้นทุนที่ต้องรับผิดชอบ การควบคุมคุณภาพ อุปกรณ์ ความยืดหยุ่น และความเสี่ยงของหน้างาน เพื่อช่วยให้ฝ่ายจัดซื้อ Facility Manager และผู้บริหารเลือกโมเดลที่สอดคล้องกับการใช้งานจริง
จ้างบริษัททำความสะอาดกับจัดทีมแม่บ้านเอง ต่างกันอย่างไร?
จัดทีมแม่บ้านเอง หมายถึงองค์กรรับผิดชอบเรื่องการสรรหา การจ้างงาน การจัดตาราง การฝึกอบรม อุปกรณ์ การตรวจงาน และการทดแทนกำลังคนด้วยระบบภายในของตนเอง ส่วน การจ้างบริษัททำความสะอาดแบบ Outsource คือการกำหนด Scope และเงื่อนไขบริการให้ผู้ให้บริการภายนอกรับผิดชอบตามสัญญา ความเหมาะสมของแต่ละรูปแบบจึงขึ้นอยู่กับทรัพยากรภายใน ขนาดพื้นที่ ความถี่ในการใช้งาน และระดับการควบคุมที่องค์กรต้องการ
เริ่มจากเข้าใจบทบาทของแต่ละรูปแบบก่อน
ความแตกต่างหลักไม่ได้อยู่ที่ว่า “ใครทำความสะอาดเก่งกว่า” แต่คือใครเป็นผู้รับผิดชอบระบบบริหารงานในแต่ละส่วน
จัดทีมแม่บ้านเอง (In-house)
องค์กรเป็นผู้ดูแลการจ้างพนักงาน จัดตารางงาน กำหนดวิธีทำงาน จัดซื้ออุปกรณ์ ตรวจคุณภาพ และแก้ปัญหากำลังคนเอง จุดแข็งคือองค์กรควบคุมรายละเอียดได้โดยตรง แต่ต้องมีคนและระบบภายในรองรับการบริหารอย่างต่อเนื่อง
ใช้บริษัททำความสะอาด (Outsource)
องค์กรกำหนด Scope ความถี่ เวลา และข้อกำหนดให้ผู้ให้บริการรับผิดชอบตามสัญญา จุดที่ต้องตรวจให้ชัดคือจำนวนคน ระบบ Supervisor วิธีตรวจงาน แผนทดแทนกำลังคน อุปกรณ์ และเงื่อนไขเมื่อ Scope เปลี่ยน
ตารางเปรียบเทียบ In-house vs Outsource
ตารางนี้ใช้เป็นกรอบคิดเบื้องต้น ผลจริงขึ้นอยู่กับนโยบายองค์กรและข้อเสนอของผู้ให้บริการแต่ละราย
| หัวข้อ | จัดทีมแม่บ้านเอง | Outsource บริษัททำความสะอาด |
|---|---|---|
| การสรรหาบุคลากร | องค์กรเป็นผู้สรรหาและจัดการกระบวนการจ้างเอง | เป็นความรับผิดชอบของผู้ให้บริการตามเงื่อนไขสัญญา |
| การจัดตารางและกำลังคน | องค์กรต้องวางตาราง วันลา และการทดแทนเอง | ควรระบุวิธีจัดกำลังคนและแผนทดแทนไว้ใน Scope หรือสัญญา |
| การฝึกอบรม | องค์กรกำหนดและดำเนินการเอง | ควรตรวจว่าผู้ให้บริการมีการเตรียมความพร้อมตามประเภทงานและหน้างานอย่างไร |
| อุปกรณ์และผลิตภัณฑ์ | องค์กรเป็นผู้จัดหาและดูแลสต็อกเอง | อาจรวมในบริการหรือแยกเป็นเงื่อนไข ต้องตรวจจากใบเสนอราคา |
| QC / Supervisor | องค์กรต้องกำหนดผู้ตรวจงานและวิธีติดตามเอง | ควรตรวจระบบ Supervisor, Checklist และรายงานผลที่เสนอ |
| การควบคุมโดยตรง | สูงกว่า เพราะพนักงานอยู่ภายใต้ระบบขององค์กร | ควบคุมผ่าน Scope, SLA, ผู้ประสานงาน และเงื่อนไขสัญญา |
| ความยืดหยุ่นเมื่อพื้นที่เปลี่ยน | ขึ้นอยู่กับทรัพยากรภายในและกระบวนการอนุมัติ | ขึ้นอยู่กับเงื่อนไขการปรับ Scope และกำลังคนของผู้ให้บริการ |
| ภาระงานฝ่ายบริหาร | ฝ่ายภายในต้องดูแลบุคลากรและระบบงานโดยตรง | ลดบางส่วนได้ แต่ยังต้องมีผู้ประสานและตรวจรับบริการ |
| ต้นทุน | ต้องรวมค่าแรง สวัสดิการ อุปกรณ์ การฝึกอบรม และเวลาบริหาร | ต้องดูค่าบริการพร้อมรายการที่รวม/ไม่รวมและเงื่อนไขเพิ่มเติม |
เปรียบเทียบต้นทุนอย่างไรให้เป็นธรรม?
ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยคือเอา “เงินเดือนพนักงานภายใน” ไปเทียบกับ “ค่าบริการ Outsource” โดยตรง ทั้งที่รายการต้นทุนที่รวมอยู่ไม่เหมือนกัน
ต้นทุนที่ควรรวมเมื่อจัดทีมเอง
- ค่าแรงและสวัสดิการตามนโยบายองค์กร
- เวลาของฝ่าย HR หรือผู้ดูแลในการสรรหาและบริหารพนักงาน
- ค่าอุปกรณ์ เครื่องมือ และผลิตภัณฑ์ทำความสะอาด
- การฝึกอบรมและการชี้แจงข้อกำหนดหน้างาน
- เวลาของ Supervisor หรือผู้ตรวจงานภายใน
- ภาระการจัดคนทดแทนเมื่อขาด ลา หรือเปลี่ยนพนักงาน
ต้นทุนที่ควรตรวจเมื่อใช้ Outsource
- จำนวนคน ชั่วโมงทำงาน และจำนวนวันให้บริการ
- อุปกรณ์และผลิตภัณฑ์ใดรวมอยู่ในราคา
- มี Supervisor หรือระบบตรวจงานรวมอยู่หรือไม่
- เงื่อนไขงานเพิ่ม งานนอกเวลา หรือวันหยุด
- เงื่อนไขเพิ่ม/ลดกำลังคนหรือปรับ Scope
- ค่าใช้จ่ายสำหรับงานเฉพาะทางที่ไม่อยู่ในบริการประจำ
ไม่ควรสรุปว่า Outsource “ถูกกว่า” หรือ In-house “แพงกว่า” เสมอไป
ต้นทุนขึ้นอยู่กับขนาดพื้นที่ จำนวนคน ความถี่ ชั่วโมงทำงาน สิทธิประโยชน์ของพนักงาน อุปกรณ์ ระบบควบคุมงาน และเงื่อนไขผู้ให้บริการ วิธีที่เหมาะคือจัดรายการต้นทุนให้อยู่บนฐานเดียวกันก่อน แล้วจึงเปรียบเทียบทั้งตัวเงินและภาระการบริหาร
กรณีที่องค์กรอาจเหมาะกับการจัดทีมแม่บ้านเอง
- องค์กรมี HR และ Supervisor ที่สามารถบริหารทีมได้อยู่แล้ว
- ต้องการควบคุมบุคลากร ตารางงาน และวิธีทำงานโดยตรงในรายละเอียดสูง
- พื้นที่มีขั้นตอนภายในเฉพาะที่ต้องฝึกคนระยะยาว
- จำนวนพื้นที่และปริมาณงานค่อนข้างคงที่
- องค์กรพร้อมรับภาระด้านการสรรหา อุปกรณ์ และการจัดคนทดแทน
กรณีที่องค์กรอาจพิจารณา Outsource
- ไม่ต้องการบริหารการสรรหาและตารางพนักงานทำความสะอาดทั้งหมดเอง
- ต้องการกำหนดบริการผ่าน Scope และเงื่อนไขสัญญา
- พื้นที่มีหลายโซนและต้องการระบบ Supervisor หรือการตรวจงานจากผู้ให้บริการ
- ต้องการความยืดหยุ่นในการปรับจำนวนคนหรือความถี่ตามข้อตกลง
- ต้องการรวมการประสานอุปกรณ์หรือผลิตภัณฑ์ไว้ในบริการบางส่วน
สำหรับสำนักงานที่ต้องการทีมดูแลแบบประจำ สามารถดูรายละเอียด บริการแม่บ้านประจำสำนักงาน เพื่อใช้เปรียบเทียบกับการจัดทีมภายในได้
บางองค์กรไม่จำเป็นต้องเลือกเพียงแบบเดียว: Hybrid Model ก็เป็นทางเลือกได้
องค์กรบางแห่งใช้ทีมภายในสำหรับงานประจำบางส่วน และจ้างผู้ให้บริการภายนอกเฉพาะงานที่ต้องใช้กำลังคน อุปกรณ์ หรือรอบพิเศษ
ทีมภายใน + งาน Big Cleaning
พนักงานประจำดูแลงานรายวัน ส่วนงานทำความสะอาดครั้งใหญ่หรือหลังปรับปรุงใช้ผู้ให้บริการเฉพาะครั้ง
ทีมภายใน + งานเฉพาะทาง
งานทั่วไปบริหารเอง แต่จ้างภายนอกสำหรับงานที่สูง งานขัดพื้น หรือพื้นที่ที่ต้องใช้อุปกรณ์เฉพาะตามความเหมาะสม
Outsource พื้นที่หลัก + ทีมภายในบางส่วน
องค์กรอาจให้ผู้ให้บริการดูแลพื้นที่ส่วนกลาง ขณะที่บุคลากรภายในรับผิดชอบพื้นที่เฉพาะที่ต้องการการควบคุมโดยตรง
Checklist ก่อนตัดสินใจเลือกรูปแบบ
- พื้นที่ทั้งหมดมีขนาดและรูปแบบการใช้งานอย่างไร?
- ต้องการดูแลทุกวัน หรือตามรอบ?
- องค์กรมีทีม HR/Supervisor สำหรับบริหารแม่บ้านหรือไม่?
- หากพนักงานขาด ใครรับผิดชอบการหาคนทดแทน?
- อุปกรณ์และผลิตภัณฑ์จะให้ใครเป็นผู้จัดเตรียม?
- มีพื้นที่ควบคุม พื้นที่ผลิต หรือข้อกำหนดด้านความปลอดภัยหรือไม่?
- ต้องการควบคุมพนักงานโดยตรง หรือควบคุมผ่าน Scope/SLA?
- เมื่อรวมต้นทุนทุกส่วนแล้ว รูปแบบใดเหมาะกับงบประมาณและทรัพยากรภายในมากกว่า?
หากเลือก Outsource ควรตรวจอะไรต่อ?
ขั้นต่อไปคือเปรียบเทียบผู้ให้บริการบน Scope เดียวกัน ตรวจระบบ QC, Supervisor, ความปลอดภัย, เอกสาร และเงื่อนไขสัญญา
อ่านต่อได้ที่ คู่มือเลือกบริษัทรับทำความสะอาดสำหรับองค์กร และ มาตรฐานบริษัททำความสะอาดที่ควรตรวจสอบ
หากเป็นสำนักงาน ควรพิจารณาจำนวนผู้ใช้งาน ห้องประชุม ห้องน้ำ Pantry พื้นที่ต้อนรับ และช่วงเวลาทำงานร่วมด้วย ดูเพิ่มเติมที่ แนวทางการดูแลความสะอาดสำหรับสำนักงาน
บริการที่เกี่ยวข้องกับสำนักงาน
บริการที่เกี่ยวข้อง
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ In-house และ Outsource งานทำความสะอาด
สรุป: เลือกจากรูปแบบการบริหารที่เหมาะกับองค์กร ไม่ใช่จากสมมติฐานว่าแบบใด “ดีกว่า” เสมอ
In-house เหมาะกับองค์กรที่ต้องการควบคุมบุคลากรโดยตรงและมีระบบภายในรองรับ ส่วน Outsource เหมาะกับองค์กรที่ต้องการกำหนดงานผ่าน Scope และให้ผู้ให้บริการรับผิดชอบงานบางส่วนตามสัญญา ขณะที่ Hybrid Model เหมาะกับองค์กรที่ต้องการผสมข้อดีของทั้งสองแนวทาง
ก่อนตัดสินใจ ควรรวบรวมต้นทุนและภาระการบริหารทั้งหมดของแต่ละทางเลือก แล้วเปรียบเทียบภายใต้ขอบเขตงานเดียวกัน
ต้องการประเมินรูปแบบบริการทำความสะอาดสำหรับองค์กร?
แจ้งประเภทสถานที่ ขนาดพื้นที่ ความถี่ ช่วงเวลาทำงาน และข้อกำหนดของหน้างาน เพื่อให้ทีม A.N.G. ใช้เป็นข้อมูลประกอบการประเมินบริการและขอบเขตที่เหมาะสม