สำนักงานควรใช้แม่บ้านกี่คน? ปัจจัยที่ต้องดูก่อนกำหนดกำลังคน
จำนวนแม่บ้านที่เหมาะกับสำนักงานไม่ควรกำหนดจากพื้นที่ตารางเมตรเพียงอย่างเดียว เพราะสำนักงานขนาดเท่ากันอาจมีจำนวนผู้ใช้งาน ห้องน้ำ ห้องประชุม Pantry ล็อบบี้ และความถี่ในการทำความสะอาดต่างกัน การวางกำลังคนจึงควรเริ่มจาก Scope of Work ชั่วโมงที่มีให้ทำงาน จำนวนรอบของแต่ละโซน และช่วงเวลาที่ต้องมีพนักงานดูแลพื้นที่
ทำไมจำนวนตารางเมตรอย่างเดียวจึงไม่พอ?
พื้นที่สำนักงาน 1,000 ตารางเมตรสองแห่ง อาจต้องใช้กำลังคนต่างกันมาก หากแห่งหนึ่งเป็น Open Office ที่มีผู้ใช้งานไม่มาก แต่อีกแห่งมีห้องน้ำหลายจุด ห้องประชุมจำนวนมาก Pantry ล็อบบี้รับลูกค้า และมีรอบตรวจระหว่างวัน
สิ่งที่ใช้เวลาของพนักงานทำความสะอาด ไม่ได้มีเพียง “ขนาดพื้นที่” แต่รวมถึงจำนวนรายการงาน การเดินระหว่างโซน การขนย้ายอุปกรณ์ จำนวนรอบ และข้อจำกัดด้านเวลา
ก่อนกำหนดจำนวนคน จึงควรวาง ความถี่ทำความสะอาดสำนักงานของแต่ละพื้นที่ ให้ชัดก่อน แล้วจึงนำรอบงานเหล่านั้นมาประเมินกำลังคน
6 ปัจจัยหลักที่มีผลต่อจำนวนแม่บ้านสำนักงาน
ขนาดและรูปแบบพื้นที่
พื้นที่เปิด ห้องย่อย หลายชั้น หรือหลายอาคาร ใช้เวลาเคลื่อนย้ายและดูแลต่างกัน
จำนวนผู้ใช้งาน
จำนวนพนักงาน ลูกค้า ผู้มาติดต่อ และผู้ใช้พื้นที่ร่วม มีผลต่อขยะ ห้องน้ำ Pantry และรอบตรวจ
จำนวนห้องน้ำและ Pantry
พื้นที่เหล่านี้มักต้องมีรอบตรวจ มากกว่าพื้นที่ใช้งานทั่วไป จึงเพิ่มภาระงานระหว่างวัน
ความถี่ของแต่ละงาน
งานที่ทำวันละครั้ง กับงานที่ต้องตรวจหลายช่วง ใช้กำลังคนไม่เท่ากัน แม้อยู่ในพื้นที่ขนาดเดียวกัน
เวลาที่มีให้ทำงาน
หากต้องทำงานจำนวนมาก ภายในช่วงก่อนเปิดสำนักงาน หรือหลังเลิกงานเพียงไม่กี่ชั่วโมง อาจต้องใช้ทีมมากกว่างานที่กระจายได้ตลอดวัน
งานเฉพาะและข้อจำกัดหน้างาน
การใช้ลิฟต์ พื้นที่ควบคุม จุดที่ต้องขออนุญาต หรือวัสดุที่ต้องใช้วิธีเฉพาะ ล้วนมีผลต่อเวลาทำงาน
วิธีคิดกำลังคนแบบไม่ต้องใช้สูตรตายตัว
จากนั้นจึงเปรียบเทียบกับ ชั่วโมงทำงานที่ทีมมีอยู่จริง รวมเวลาพัก การเคลื่อนย้าย การเติมอุปกรณ์ และงานตามเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นระหว่างวัน
เริ่มจาก “งานที่ต้องทำ”
- แต่ละโซนต้องทำอะไร
- งานใดทำก่อนเปิดสำนักงาน
- งานใดทำระหว่างวัน
- งานใดทำหลังเลิกงาน
- งานใดทำรายสัปดาห์หรือรายเดือน
แล้วจึงดูว่า “ทีมมีเวลาเท่าไร”
- จำนวนชั่วโมงต่อกะ
- ช่วงเวลาที่พื้นที่เข้าทำงานได้
- จำนวนชั้นหรือระยะทางระหว่างโซน
- เวลาที่ต้องใช้กับห้องน้ำและพื้นที่ส่วนกลาง
- ช่วงเวลาที่ต้องมีคนพร้อมรับงานระหว่างวัน
ตัวอย่างสถานการณ์ที่ทำให้จำนวนแม่บ้านต่างกัน
| สถานการณ์ | ลักษณะพื้นที่ | ปัจจัยที่เพิ่มภาระงาน | แนวทางประเมิน |
|---|---|---|---|
| สำนักงานขนาดเล็ก | พื้นที่ไม่ซับซ้อน ผู้ใช้งานไม่มาก | ห้องน้ำ Pantry และงานประจำพื้นฐาน | ดูว่าจำเป็นต้องมีพนักงานอยู่ทั้งวัน หรือสามารถจัดเป็นช่วงเวลาได้ |
| สำนักงานหลายชั้น | มีหลายโซนและใช้ลิฟต์ร่วม | เวลาเดินทางระหว่างชั้น ห้องน้ำหลายจุด และจุดใช้งานร่วม | แบ่งโซนและดูภาระงานของแต่ละชั้นก่อนรวมจำนวนทีม |
| สำนักงานใหญ่ที่มีผู้มาติดต่อมาก | ล็อบบี้ ห้องประชุม และ Reception ใช้งานสูง | รอบตรวจระหว่างวันและงานหลังประชุม | แยกทีม/หน้าที่สำหรับพื้นที่ลูกค้าออกจากงานหลังบ้านเมื่อจำเป็น |
| สำนักงานในโรงงาน | มีสำนักงานร่วมกับพื้นที่โรงงาน | ข้อจำกัดการเข้าออก พื้นที่พักพนักงาน และช่วงเปลี่ยนกะ | แยก Scope สำนักงานออกจากพื้นที่ผลิตและพื้นที่เฉพาะของโรงงาน |
| อาคารสำนักงานหลายผู้เช่า | มี Common Area จำนวนมาก | ล็อบบี้ ลิฟต์ ทางเดิน ห้องน้ำส่วนกลาง และช่วง Peak | ประเมินพื้นที่ส่วนกลางแยกจากพื้นที่สำนักงานของผู้เช่า |
สำนักงานขนาดเล็กจำเป็นต้องมีแม่บ้านเต็มวันหรือไม่?
ไม่จำเป็นในทุกกรณี หากสำนักงานมีพื้นที่ไม่มาก ผู้ใช้งานน้อย และไม่มีห้องน้ำหรือพื้นที่ส่วนกลางจำนวนมาก อาจสามารถจัดงานเป็นช่วงก่อนเปิดสำนักงาน หลังเลิกงาน หรือกำหนดตามรอบที่เหมาะสมได้
แต่หากต้องมีคนตรวจห้องน้ำ ดูแล Pantry เก็บขยะ เตรียมห้องประชุม หรือรองรับงานที่เกิดระหว่างวัน การมีพนักงานประจำในช่วงเวลาทำการ อาจตอบโจทย์มากกว่า
การเลือกจึงควรเริ่มจาก Requirement ไม่ใช่สมมติฐานว่า “สำนักงานทุกแห่งต้องมีแม่บ้านเต็มวัน”
เมื่อไหร่ควรเพิ่มจำนวนแม่บ้าน?
เมื่อไหร่ไม่จำเป็นต้องเพิ่มคน แต่ควรปรับตารางงาน?
งานกระจุกในช่วงเวลาเดียว
หากทุกงานถูกกำหนดให้ทำตอนเช้า ทั้งที่บางงานสามารถย้ายไปช่วงอื่นได้ ปัญหาอาจอยู่ที่ Scheduling มากกว่าจำนวนคน
ใช้ความถี่เดียวกับทุกพื้นที่
หากพื้นที่ใช้งานน้อยถูกกำหนดให้ทำบ่อยเท่าห้องน้ำหรือล็อบบี้ อาจทำให้ใช้เวลาไม่สมดุล ควรปรับ Frequency ตามการใช้งานจริงก่อน
อ่านเพิ่มเติม: สำนักงานควรทำความสะอาดวันละกี่ครั้ง?
Supervisor ควรถูกนับรวมเป็นกำลังทำความสะอาดหรือไม่?
ขึ้นอยู่กับรูปแบบบริการและหน้าที่ที่ตกลงกัน Supervisor บางโครงการอาจมีหน้าที่หลักในการควบคุมทีม ตรวจ Checklist ประสานงาน และติดตามปัญหา ขณะที่บางโครงการอาจมีหน้าที่ปฏิบัติงานบางส่วนด้วย
ดังนั้นเวลาเปรียบเทียบข้อเสนอ ไม่ควรดูเพียงว่า “มีทั้งหมดกี่คน” แต่ควรถามว่าแต่ละตำแหน่งทำหน้าที่อะไร ชั่วโมงทำงานเท่าไร และใครรับผิดชอบงานตรวจคุณภาพ
แม่บ้านรายเดือนกับบริการเป็นรอบ แบบไหนเหมาะกับสำนักงาน?
แม่บ้านประจำ / รายเดือน
เหมาะกับสำนักงานที่มีงานต่อเนื่อง ต้องมีรอบตรวจระหว่างวัน และต้องการบุคลากรรับผิดชอบพื้นที่เป็นประจำ
ดูรายละเอียดที่ บริการแม่บ้านประจำสำนักงาน
บริการตามรอบ / รายครั้ง
เหมาะกับพื้นที่ที่ไม่จำเป็นต้องมีคนอยู่ประจำ หรือมี Requirement ที่สามารถรวมเป็นช่วงเวลาได้ชัด
อ่านเปรียบเทียบ: แม่บ้านรายเดือนกับแม่บ้านรายครั้งต่างกันอย่างไร
ก่อนขอใบเสนอราคา ควรเตรียมข้อมูลอะไรเพื่อประเมินจำนวนคน?
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับจำนวนแม่บ้านสำนักงาน
ต้องการประเมินจำนวนแม่บ้านสำหรับสำนักงานของคุณ?
แจ้งขนาดพื้นที่ จำนวนชั้น จำนวนพนักงาน ห้องน้ำ Pantry ห้องประชุม รอบเวลาที่ต้องการ และ Scope เบื้องต้น เพื่อใช้ประกอบการประเมินรูปแบบกำลังคน และบริการที่เหมาะกับการใช้งานจริง