Scope of Work งานทำความสะอาดสำนักงานควรมีอะไรบ้าง? ตัวอย่างหัวข้อที่องค์กรควรกำหนด
Scope of Work งานทำความสะอาดสำนักงาน คือเอกสารที่ระบุว่า “พื้นที่ใด ต้องทำอะไร ทำบ่อยแค่ไหน ทำช่วงเวลาใด ใครรับผิดชอบ และงานใดไม่รวม” ยิ่ง Scope ชัด การวางกำลังคน การทำ Checklist การขอใบเสนอราคา และการตรวจรับงานยิ่งทำได้บนข้อมูลชุดเดียวกัน ไม่ควรมีเพียงข้อความกว้าง ๆ ว่า “ดูแลความสะอาดสำนักงานทั้งหมด”
Scope of Work ต่างจาก Cleaning Checklist อย่างไร?
Scope of Work เป็นกรอบขอบเขตงานระดับสัญญาหรือข้อตกลง ว่าผู้ให้บริการต้องรับผิดชอบพื้นที่และงานใดบ้าง ส่วน Cleaning Checklist เป็นเครื่องมือแปลง Scope ให้เป็นรายการที่ใช้ปฏิบัติงาน และตรวจงานในแต่ละวันหรือแต่ละรอบ
กล่าวง่าย ๆ คือ Scope บอกว่า “ต้องทำอะไร” ส่วน Checklist ช่วยตรวจว่า “ทำแล้วหรือยัง”
หากยังไม่ได้จัด Checklist สามารถใช้บท Cleaning Checklist สำนักงาน: งานรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือนควรมีอะไรบ้าง เป็นขั้นตอนต่อจากบทนี้
10 หัวข้อหลักที่ควรมีใน Scope งานทำความสะอาดสำนักงาน
ข้อมูลสถานที่
ระบุประเภทสำนักงาน พื้นที่โดยประมาณ จำนวนชั้น อาคารหรือโซน รวมถึงพื้นที่ที่อยู่ในขอบเขตจริง
รายการพื้นที่
เช่น พื้นที่ทำงาน ห้องประชุม ห้องน้ำ Pantry Reception โถงลิฟต์ ทางเดิน และพื้นที่ส่วนกลาง
รายการงาน
ระบุว่าต้องทำอะไรในแต่ละพื้นที่ เช่น พื้น ขยะ พื้นผิวที่อยู่ใน Scope หรือการเติมวัสดุสิ้นเปลือง
ความถี่
แยก Daily Weekly Monthly รอบตรวจระหว่างวัน และงานตามเหตุการณ์
วันและเวลาปฏิบัติงาน
ระบุวันทำงาน เวลาที่เข้าพื้นที่ได้ ช่วง Peak และงานที่ต้องทำก่อนเปิดหรือหลังเลิกงาน
รูปแบบกำลังคน
ระบุจำนวนหรือหลักในการประเมินทีม กะ Supervisor และการทดแทนเมื่อพนักงานขาด
อุปกรณ์และผลิตภัณฑ์
ระบุว่าใครเป็นผู้จัดหา อะไรรวมในราคา และมีข้อจำกัดตามวัสดุหรือพื้นที่ใดบ้าง
ระบบตรวจงาน
กำหนด Checklist ผู้ตรวจ รอบ QC ช่องทางแจ้งปัญหา และการติดตามการแก้ไข
งานที่ไม่รวม
ระบุงานที่ต้องประเมินแยก เช่น Big Cleaning งานพื้น ซักพรม หรือพื้นที่สูง
เงื่อนไขเมื่อ Scope เปลี่ยน
หากเพิ่มพื้นที่ เพิ่มจำนวนผู้ใช้งาน เพิ่มเวลาทำงาน หรือมีงานใหม่ ควรกำหนดวิธีประเมินและอนุมัติการเปลี่ยนแปลงไว้ล่วงหน้า
ตัวอย่างการเขียน Scope ตามพื้นที่สำนักงาน
| พื้นที่ | ตัวอย่างรายการงาน | ตัวอย่างวิธีกำหนดความถี่ | สิ่งที่ควรระบุเพิ่ม |
|---|---|---|---|
| พื้นที่ทำงาน | พื้น ขยะ และพื้นผิวที่กำหนด | งานหลักตามรอบ + งานตามเหตุการณ์ | โต๊ะหรืออุปกรณ์ใดอยู่/ไม่อยู่ใน Scope |
| ห้องประชุม | พื้น โต๊ะ เก้าอี้ ขยะ และความเรียบร้อย | ตามรอบและหลังใช้งานเมื่อกำหนดไว้ | ใครเป็นผู้แจ้งเมื่อมีประชุมพิเศษ |
| ห้องน้ำ | พื้น สุขภัณฑ์ อ่างล้าง กระจก ขยะ | รอบตรวจตามจำนวนผู้ใช้และช่วง Peak | วัสดุสิ้นเปลืองรายการใดรวมในบริการ |
| Pantry | พื้น อ่างล้าง ขยะ และพื้นผิวที่อยู่ใน Scope | งานหลัก + ตรวจหลังช่วงใช้งานสูง | ภาชนะ เครื่องใช้ หรือเครื่องชงกาแฟรวมอยู่หรือไม่ |
| Reception / Lobby | พื้น กระจก เคาน์เตอร์ และพื้นที่นั่งรอ | ก่อนเปิด + รอบตรวจตามการสัญจร | กำหนดช่วงที่ห้ามรบกวนผู้มาติดต่อ |
| โถงลิฟต์ / ทางเดิน | พื้น ขยะ และจุดสัมผัสตามแผน | รอบประจำ + รอบตรวจตามจำนวนผู้ใช้ | แยกพื้นที่ส่วนกลางอาคารกับพื้นที่ผู้เช่าให้ชัด |
Scope ควรกำหนดความถี่อย่างไร?
อย่าเขียนเพียง “ทำความสะอาดทุกวัน”
เพราะข้อความดังกล่าวไม่บอกว่า พื้นที่ใดทำวันละครั้ง พื้นที่ใดต้องตรวจระหว่างวัน หรือรายการใดทำเฉพาะบางวัน
ควรแยกเป็น Daily / Weekly / Monthly และระบุรอบตรวจของพื้นที่ใช้งานสูงให้ชัด
เริ่มจากการใช้งานจริง
จำนวนผู้ใช้งาน ห้องน้ำ Pantry ห้องประชุม และช่วง Peak มีผลต่อความถี่มากกว่าการใช้ตัวเลขเดียวกับทุกโซน
อ่านต่อที่ สำนักงานควรทำความสะอาดวันละกี่ครั้ง?
Scope ควรระบุจำนวนแม่บ้านเลยหรือไม่?
หากองค์กรมี TOR หรือ Requirement ที่กำหนดจำนวนบุคลากรไว้แล้ว สามารถระบุจำนวนคนได้ แต่หากยังไม่ได้กำหนด ควรเขียน Scope และช่วงเวลาทำงานให้ชัดก่อน แล้วให้ผู้ให้บริการประเมินกำลังคนจากภาระงาน
การระบุเพียง “ต้องการแม่บ้าน 3 คน” โดยไม่บอกพื้นที่ ความถี่ ชั่วโมงทำงาน และรายการงาน ทำให้ยากต่อการตรวจว่าจำนวนดังกล่าวสัมพันธ์กับงานจริงหรือไม่
อ่านแนวทางประเมินต่อได้ที่ สำนักงานควรใช้แม่บ้านกี่คน?
อุปกรณ์ น้ำยา และวัสดุสิ้นเปลืองควรเขียนใน Scope อย่างไร?
ระบุผู้จัดหา
- อุปกรณ์ทำความสะอาดใครเป็นผู้จัดหา
- ผลิตภัณฑ์ทำความสะอาดใครเป็นผู้จัดหา
- ถุงขยะ กระดาษ หรือสบู่รวมอยู่หรือไม่
- มีพื้นที่เก็บอุปกรณ์หรือไม่
ระบุข้อจำกัด
- พื้นผิวหรือวัสดุที่ต้องใช้วิธีเฉพาะ
- ผลิตภัณฑ์ที่องค์กรอนุญาตหรือไม่อนุญาต
- พื้นที่ที่ต้องแยกอุปกรณ์
- ข้อกำหนดการจัดเก็บและเข้าถึงอุปกรณ์
งานอะไรควรระบุว่า “ไม่รวม” ใน Scope งานประจำ?
Big Cleaning ควรอยู่ใน Scope ประจำหรือแยกออก?
หาก Big Cleaning เป็นงานเฉพาะช่วง เช่น หลังปรับปรุง ก่อนเปิดพื้นที่ หลังจัดกิจกรรม หรืองานทำความสะอาดครั้งใหญ่ ควรแยกเป็น Scope ของโครงการ เพื่อระบุพื้นที่ ทีมงาน อุปกรณ์ ระยะเวลา และงานที่รวม/ไม่รวมให้ชัด
อ่านเพิ่มเติมที่ Big Cleaning คืออะไร? ต่างจากงานประจำอย่างไร หรือดู บริการ Big Cleaning
ระบบ QC และการตรวจรับงานควรเขียนอะไรใน Scope?
สิ่งที่ควรกำหนด
- ใครเป็นผู้ตรวจงาน
- ตรวจด้วย Checklist หรือรูปแบบใด
- พื้นที่ใดต้องตรวจทุกวัน
- มีรายงานสรุปตามรอบหรือไม่
- ช่องทางแจ้งปัญหาคืออะไร
เมื่อพบปัญหา
- ใครรับเรื่อง
- บันทึกปัญหาอย่างไร
- ใครติดตามการแก้ไข
- เมื่อใดต้องแจ้งองค์กร
- กรณีเกิดซ้ำต้องทบทวนอะไร
ตัวอย่างโครงสร้าง Scope of Work แบบย่อ
| หัวข้อ | ตัวอย่างข้อมูลที่ควรระบุ |
|---|---|
| 1. สถานที่ | สำนักงาน A อาคาร B ชั้น 5–8 และพื้นที่ส่วนกลางที่ระบุ |
| 2. วันทำงาน | ระบุวันทำการ วันหยุด และวันที่ต้องมีบริการเพิ่มเติม |
| 3. เวลาทำงาน | ระบุช่วงเวลาและเวลาที่เข้าพื้นที่แต่ละโซนได้ |
| 4. พื้นที่ | พื้นที่ทำงาน ห้องประชุม ห้องน้ำ Pantry ล็อบบี้ ทางเดิน ฯลฯ |
| 5. งานและความถี่ | แยก Daily / Weekly / Monthly / รอบตรวจ |
| 6. กำลังคน | จำนวนตาม Requirement หรือให้เสนอจาก Scope พร้อมหน้าที่ Supervisor |
| 7. อุปกรณ์ | รายการที่ผู้ให้บริการจัดหา และรายการที่ลูกค้าจัดเตรียม |
| 8. QC | Checklist ผู้ตรวจ รอบรายงาน และช่องทางแจ้งปัญหา |
| 9. Exclusion | Big Cleaning งานพื้น ซักพรม พื้นที่สูง หรืองานอื่นที่ประเมินแยก |
| 10. Change Request | วิธีประเมินเมื่อเพิ่มพื้นที่ เวลา จำนวนผู้ใช้ หรือรายการงาน |
ก่อนส่ง Scope ให้บริษัททำความสะอาด ควรตรวจอะไรอีกครั้ง?
Scope ช่วยเปรียบเทียบใบเสนอราคาได้อย่างไร?
หากแต่ละบริษัทได้รับข้อมูลคนละชุด ราคาที่ได้อาจเทียบกันไม่ได้ เพราะบางรายอาจรวม Supervisor อุปกรณ์ หรืองานตามรอบ ขณะที่อีกข้อเสนอไม่รวม
การส่ง Scope ชุดเดียวกัน ช่วยให้องค์กรเปรียบเทียบ จำนวนคน ชั่วโมงทำงาน อุปกรณ์ QC และงานที่รวม/ไม่รวม บนฐานที่ใกล้เคียงกันมากขึ้น
เมื่อ Scope พร้อมแล้ว อ่านขั้นตอนต่อที่ คู่มือเลือกบริษัทรับทำความสะอาดสำหรับองค์กร
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับ Scope of Work งานทำความสะอาด
มีข้อมูลพื้นที่แล้ว แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะจัด Scope อย่างไร?
แจ้งประเภทสำนักงาน ขนาดพื้นที่ จำนวนชั้น จำนวนผู้ใช้งาน ห้องน้ำ Pantry ห้องประชุม วันและเวลาที่ต้องการบริการ เพื่อใช้ประกอบการประเมินขอบเขตงาน ความถี่ และรูปแบบบริการ