คู่มือเลือกบริษัทรับทำความสะอาดสำหรับองค์กร: 10 เรื่องที่ควรตรวจสอบก่อนตัดสินใจ
การเปรียบเทียบบริษัทรับทำความสะอาด ไม่ควรพิจารณาเฉพาะราคาต่อเดือนหรือจำนวนพนักงาน เพราะขอบเขตงาน วิธีบริหารทีม ระบบตรวจงาน เงื่อนไขการเปลี่ยนพนักงาน อุปกรณ์ และข้อกำหนดของพื้นที่ ล้วนมีผลต่อการให้บริการจริง บทความนี้สรุป 10 เรื่องที่องค์กรควรตรวจสอบ ก่อนเปรียบเทียบใบเสนอราคาและตัดสินใจเลือกผู้ให้บริการ
ทำไมไม่ควรเลือกบริษัททำความสะอาดจากราคาเพียงอย่างเดียว?
ใบเสนอราคาของบริษัทสองแห่ง อาจมีราคารวมใกล้เคียงกัน แต่รายละเอียดภายในต่างกันได้มาก เช่น จำนวนพนักงาน ชั่วโมงทำงาน รายการพื้นที่ที่รวม อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลือง งานเฉพาะทาง จำนวนรอบตรวจ หรือเงื่อนไขการจัดพนักงานทดแทน
ดังนั้นก่อนเปรียบเทียบราคา องค์กรควรกำหนดความต้องการของตัวเอง และตรวจว่าแต่ละบริษัทเสนอ Scope บนเงื่อนไขเดียวกันหรือไม่
หากยังไม่แน่ใจว่าบริการแต่ละประเภทต่างกันอย่างไร สามารถดู บริการทำความสะอาดทั้งหมด ก่อนกำหนดรายการที่ต้องการให้ผู้เสนอราคา
ตรวจประสบการณ์กับ “พื้นที่แบบเดียวกับคุณ”
จำนวนปีที่ดำเนินธุรกิจเป็นข้อมูลหนึ่ง แต่ควรดูเพิ่มเติมว่า ผู้ให้บริการเคยดูแลพื้นที่ ที่มีลักษณะใกล้เคียงกับองค์กรของคุณหรือไม่
ตัวอย่างคำถามที่ควรถาม
- เคยดูแลสำนักงานหรืออาคารขนาดใกล้เคียงกันหรือไม่
- มีประสบการณ์กับโรงงานหรือพื้นที่ผลิตหรือไม่
- เข้าใจช่วงเวลาการทำงานและข้อจำกัดของพื้นที่ประเภทนี้หรือไม่
- มีผลงานหรือลูกค้าที่สามารถใช้อ้างอิงประกอบการพิจารณาหรือไม่
ตัวอย่างเช่น หากเป็นโรงงาน ควรดูว่าผู้ให้บริการเข้าใจบริบท การทำความสะอาดโรงงานอุตสาหกรรม มากน้อยเพียงใด ไม่ใช่พิจารณาจากประสบการณ์งานสำนักงานเพียงอย่างเดียว
ตรวจ Scope of Work ให้ชัดว่า “รวมอะไร” และ “ไม่รวมอะไร”
คำว่า “บริการทำความสะอาด” อาจหมายถึงขอบเขตที่ต่างกันในแต่ละบริษัท จึงควรดูรายการงานจริง มากกว่าดูชื่อแพ็กเกจเพียงอย่างเดียว
รายการพื้นที่
- พื้นที่ทำงาน
- ห้องประชุม
- ห้องน้ำ
- Pantry
- โถงและทางเดิน
- พื้นที่ส่วนกลาง
รายการงาน
- งานพื้น
- เช็ดพื้นผิว
- เก็บและจัดการขยะตาม Scope
- เติมวัสดุสิ้นเปลือง หากรวมในสัญญา
- กระจกหรือพื้นที่เฉพาะ
- งานรายครั้งหรืองานเพิ่มเติม
ดูว่ามีการเก็บข้อมูลหรือสำรวจพื้นที่ก่อนเสนอราคาหรือไม่
การประเมินงานควรอ้างอิงข้อมูลของพื้นที่จริง เช่น ขนาดพื้นที่ จำนวนผู้ใช้งาน ประเภทห้อง ช่วงเวลาทำงาน และความถี่ที่ต้องการ
บางงานอาจประเมินเบื้องต้นจากข้อมูลและภาพได้ ขณะที่พื้นที่ขนาดใหญ่ โรงงาน หรืองานเฉพาะทางอาจต้องสำรวจหน้างานเพิ่มเติม
ข้อมูลที่ควรแจ้งผู้เสนอราคา
- ประเภทสถานที่
- พื้นที่ใช้สอยโดยประมาณ
- จำนวนพนักงานหรือผู้ใช้งาน
- ช่วงเวลาที่ต้องการให้บริการ
- ความถี่ของงาน
- พื้นที่หรือรายการที่ต้องดูแลเป็นพิเศษ
ตรวจแผนกำลังคน ไม่ใช่ดูแค่ “จำนวนแม่บ้าน”
จำนวนพนักงานควรสัมพันธ์กับขนาดพื้นที่ Scope ชั่วโมงทำงาน จำนวนรอบ และลักษณะการใช้งาน ไม่ควรกำหนดเพียงจากตัวเลขทั่วไป
ควรถามเพิ่มเติมว่า ใครรับผิดชอบแต่ละโซน มีหัวหน้างานหรือไม่ ตารางงานเป็นอย่างไร และหากมีพนักงานขาด ผู้ให้บริการมีขั้นตอนจัดการอย่างไร
สำหรับองค์กรที่ต้องการบุคลากรดูแลพื้นที่อย่างต่อเนื่อง ควรแยกพิจารณา รูปแบบงานประจำออกจากงานรายครั้งหรือ Big Cleaning ให้ชัดเจน
ตรวจวิธีฝึกอบรมทีมงาน
แทนที่จะถามเพียงว่า “พนักงานผ่านการอบรมหรือไม่” ควรถามว่าอบรมเรื่องใด และเกี่ยวข้องกับงานที่ต้องปฏิบัติจริงอย่างไร
- ขั้นตอนทำความสะอาด
- การใช้อุปกรณ์
- การใช้ผลิตภัณฑ์ตามฉลากและวิธีที่กำหนด
- ข้อกำหนดเฉพาะของพื้นที่
- การรายงานปัญหาและเหตุผิดปกติ
ตรวจอุปกรณ์และผลิตภัณฑ์ตาม “งานและวัสดุ”
ไม่ควรตัดสินเพียงจากคำว่า “อุปกรณ์มาตรฐาน” หรือ “น้ำยามืออาชีพ” แต่ควรถามว่าใช้ผลิตภัณฑ์ และอุปกรณ์ประเภทใดกับพื้นที่ของคุณ
โดยเฉพาะพื้นหิน พื้นเคลือบ พรม กระจก หรือวัสดุเฉพาะ ควรเลือกวิธีที่เหมาะกับพื้นผิวนั้น และพิจารณาเอกสารผลิตภัณฑ์เมื่อเกี่ยวข้อง
ตรวจระบบ QC ว่า “ตรวจอะไร ใครตรวจ และแก้อย่างไร”
การมีคำว่า QC ใน Proposal ยังไม่เพียงพอที่จะบอกว่าระบบตรวจงานเป็นอย่างไร ควรขอรายละเอียดของกระบวนการ ที่สามารถนำไปใช้จริงกับสัญญาของคุณ
มีรายการตรวจตาม Scope หรือไม่
ใครเป็นผู้ตรวจและตรวจในรอบใด
เมื่อตรวจพบข้อบกพร่องบันทึกอย่างไร
มีขั้นตอนแก้ไขและติดตามผลอย่างไร
ตรวจข้อกำหนดด้านความปลอดภัยและเอกสารที่เกี่ยวข้อง
ความต้องการด้านความปลอดภัย แตกต่างกันตามประเภทหน้างาน สำนักงานทั่วไป โรงงาน โรงพยาบาล และงานพื้นที่สูง ไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารหรือวิธีเดียวกันทั้งหมด
องค์กรควรแจ้งข้อกำหนดของพื้นที่ และตรวจว่าผู้เสนอราคาสามารถปฏิบัติตาม ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องกับ Scope นั้นได้หรือไม่
อย่าดูแค่โลโก้มาตรฐาน
หากบริษัทอ้างถึงใบรับรอง ควรตรวจชื่อมาตรฐาน หน่วยงาน ขอบเขต และสถานะของเอกสาร ว่าเกี่ยวข้องกับสิ่งที่กำลังประเมินหรือไม่
สำหรับ A.N.G. สามารถตรวจข้อมูลที่เปิดเผยบนเว็บไซต์ได้ที่ มาตรฐานและใบรับรอง
ตรวจแผนรับมือเมื่อ “พนักงานขาด งานไม่ครบ หรือมีการเปลี่ยนแปลง”
งานบริการระยะยาวไม่ได้มีเฉพาะวันที่ทุกอย่างเป็นไปตามแผน จึงควรถามตั้งแต่ก่อนเซ็นสัญญาว่า หากพนักงานลา ขาดงาน มีการเปลี่ยนพื้นที่ หรือพบปัญหาคุณภาพ จะมีขั้นตอนจัดการอย่างไร
- ช่องทางแจ้งปัญหาคือใคร
- มีผู้ประสานงานหรือ Supervisor หรือไม่
- กรณีพนักงานขาดมีแนวทางอย่างไร
- หากเพิ่มหรือลด Scope ต้องดำเนินการอย่างไร
- กรณีคุณภาพไม่เป็นไปตามที่ตกลง มีขั้นตอนติดตามอย่างไร
เปรียบเทียบใบเสนอราคาและสัญญา “บนฐานเดียวกัน”
ราคาต่ำกว่าหรือสูงกว่า ยังไม่บอกว่าข้อเสนอใดเหมาะกับองค์กรมากกว่า หาก Scope จำนวนคน ชั่วโมงทำงาน อุปกรณ์ และรายการที่รวมไม่เท่ากัน
| หัวข้อเปรียบเทียบ | สิ่งที่ควรดู |
|---|---|
| Scope | พื้นที่และรายการงานที่รวม / ไม่รวม |
| กำลังคน | จำนวนพนักงาน ชั่วโมง และรอบงาน |
| อุปกรณ์ | ใครเป็นผู้จัดหา และรายการใดรวมในราคา |
| วัสดุสิ้นเปลือง | รวมอะไรบ้าง และมีเงื่อนไขอย่างไร |
| QC | รูปแบบการตรวจและรายงานผล |
| งานเพิ่มเติม | คิดราคาและอนุมัติอย่างไร |
| เงื่อนไขบริการ | ระยะสัญญา การเปลี่ยนแปลง และช่องทางประสานงาน |
Checklist 10 ข้อ ก่อนตัดสินใจเลือกบริษัทรับทำความสะอาด
ก่อนเชื่อคำว่า “มีประสบการณ์” ควรตรวจอะไรเพิ่มเติม?
ดูผลงานและประเภทลูกค้า
รายชื่อลูกค้าและประเภทพื้นที่ ช่วยให้เห็นว่าผู้ให้บริการ เคยทำงานกับองค์กรลักษณะใด แต่ควรพิจารณาร่วมกับ Scope และบริบทของงานจริง
A.N.G. มีหน้า ลูกค้าของเรา สำหรับดูประเภทองค์กรที่เคยให้บริการ
ดูมาตรฐานและเอกสารจริง
หากผู้ให้บริการกล่าวถึง ISO หรือระบบมาตรฐานใด ควรตรวจเอกสารที่เกี่ยวข้อง ไม่ควรพิจารณาจากข้อความทางการตลาดเพียงอย่างเดียว
สามารถอ่านเพิ่มได้ที่ มาตรฐานที่เกี่ยวข้องกับบริการทำความสะอาดมืออาชีพ
ก่อนเลือกบริษัท ต้องเลือก “ประเภทบริการ” ให้ตรงก่อน
องค์กรบางแห่งต้องการทีมดูแลประจำทุกวัน ขณะที่บางแห่งต้องการงานรายครั้ง Big Cleaning หรืองานเฉพาะทาง หาก Requirement ไม่ชัด การเปรียบเทียบผู้ให้บริการก็อาจคลาดเคลื่อนได้
สำนักงาน
หากเป็นพื้นที่ทำงาน ห้องประชุม ห้องน้ำ Pantry และพื้นที่ต้อนรับ สามารถดูบริบทเพิ่มเติมที่ บริการทำความสะอาดสำหรับสำนักงาน
หลายประเภทธุรกิจ
หากยังไม่แน่ใจว่า ลักษณะสถานที่ขององค์กร ควรใช้บริการแบบใด สามารถดู อุตสาหกรรมและประเภทพื้นที่ที่ให้บริการ ก่อนจัดทำ Requirement
คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับการเลือกบริษัทรับทำความสะอาด
กำลังจัดทำ Requirement หรือเปรียบเทียบบริษัททำความสะอาด?
แจ้งประเภทองค์กร ขนาดพื้นที่ รูปแบบบริการ รอบเวลาที่ต้องการ และข้อกำหนดเบื้องต้นให้ทีม A.N.G. เพื่อใช้ประกอบการประเมิน Scope และจัดทำข้อเสนอสำหรับหน้างานของคุณ